4.1. Comment l'employeur peut-il instaurer le budget mobilité?

L'introduction du budget mobilité dans le système salarial de l'employeur peut se faire de la même manière que l'introduction de la voiture de société au sein de l'entreprise. Il est donc possible de le faire par le biais d'une convention collective de travail ou d'un contrat individuel, mais aussi par le biais d'une "policy" voire par un usage.

L'employeur doit veiller à ce que tous les travailleurs soient informés. On sera particulièrement attentif à cet aspect des choses lors de l'introduction du budget mobilité par le biais d'un contrat de travail individuel ou par un usage.

4.2. Comment introduire la demande de budget mobilité?

La demande n'est possible que lorsque l'employeur a instauré le système du budget mobilité dans son entreprise.

Un travailleur qui souhaite bénéficier de l'offre de l'employeur doit introduire une demande par écrit auprès de l'employeur. Cette demande peut être remise par lettre ou par e-mail.

L'employeur décide d'accepter ou non la demande : il ne peut y être obligé. Un éventuel refus par l'employeur doit être justifié et basé sur des critères licites. La décision de l'employeur doit aussi être communiquée par écrit au travailleur.

L'employeur informe à l'avance le travailleur du mode de calcul du budget mobilité et de son montant. Ces informations sont communiquées après la demande du travailleur et avant une éventuelle décision positive de l'employeur. Le travailleur doit en effet avoir la possibilité de retirer sa demande sur la base de cette information.

La demande formelle du travailleur et la décision positive de l'employeur forment ensemble un accord qui fait partie du contrat de travail individuel. Le contrat reçoit le statut de document social, de sorte que les services d'inspection sociale puissent détecter, rectifier et sanctionner l'utilisation impropre du budget mobilité.

Le contrat doit être conclu avant que le budget mobilité soit octroyé pour la première fois. Il doit mentionner, entre autres, le montant initial du budget mobilité. Il doit en outre indiquer que le travailleur qui reçoit l'avantage d'un budget mobilité ne peut plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques suivantes dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail:

  • l'exonération de l’intervention de l’employeur pour les transports en commun;
  • l'exonération de l’intervention de l’employeur pour le transport collectif de membres du personnel organisé par l'employeur;
  • l'exonération de l'indemnité vélo;
  • l'exonération de l'avantage découlant de la mise à disposition d'un vélo d'entreprise.

Ceux qui ont cumulé (le droit à) la voiture de société classique, pendant au moins 3 mois avant le demande de budget mobilité, avec une indemnité de déplacement exonérée ou un autre avantage exonéré lié au déplacement peuvent encore bénéficier de cette combinaison avec le budget mobilité, avec maintien du traitement social et fiscal spécifique y afférent. Il est recommandé d'également mentionner cette exception dans le contrat (si elle s'applique) et de spécifier quelles indemnités et/ou avantage sont visés précisément. 

4.3. Que se passe-t-il quand la procédure de demande n'est pas strictement respectée par l'employeur et/ou le travailleur ?

La loi prévoit des sanctions quand la demande formelle du travailleur et la décision positive de l'employeur d'accepter cette demande ne sont pas couchées dans un contrat qui fait partie intégrante du contrat de travail ou qu'elles le sont dans un contrat non valide. 

Un contrat non valide est un contrat qui :

  • n'a pas été conclu avant le premier octroi du budget mobilité;
  • ne mentionne pas le montant initial du budget mobilité ; 
  • ou qui
  • ne mentionne pas que le travailleur qui bénéficie de l'avantage d'un budget mobilité ne peut plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques susmentionnées dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail (voir question Comment introduire la demande de budget mobilité?).

Dans ces cas, le traitement social et fiscal spécifique du budget mobilité prend fin et l'employeur doit considérer le budget mobilité du travailleur comme un avantage salarial et le soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

En outre, s'applique alors une sanction issue du Code pénal social: l'absence d'un contrat, ou la rédaction d'un contrat non valide, est passible d'une sanction de niveau 2. Soit donc d'une amende administrative de 200 à 2.000 euros, soit d'une amende pénale de 400 à 4.000 euros (Les montants indiqués sont les montants de base, augmentés des décimes additionnels sur les amendes pénales). L'amende est à multiplier par le nombre de travailleurs concernés.

L’Administration accepte que l'octroi du budget mobilité soit directement réglé dans un addendum au contrat de travail individuel.  

De cette manière, la procédure de demande peut être simplifiée et les éléments suivants peuvent être intégrés dans un seul document :

  • adresser une demande formelle à l'employeur;
  • communiquer au préalable au travailleur le mode de calcul du budget mobilité et son montant ;
  • informer par écrit l'employeur de la demande; et
  • informer par écrit le travailleur de la décision.