Aspects du budget mobilité en droit du travail

Aspects du budget mobilité en droit social

Aspects du budget mobilité en droit fiscal

9.1. Toutes les voitures de société entrent-elles en ligne de compte pour être converties en budget mobilité ? 

Non.

Parfois des voitures de société sont financées par un remplacement ou une conversion, partiel ou total, du salaire ou d'avantages salariaux existants. Si une telle voiture de société était ensuite échangée contre un budget mobilité, ceci représenterait une fameuse optimalisation salariale.  C'est pourquoi, ces voitures ne sont pas éligibles pour le budget mobilité. Cette règle s'applique également aux remplacements ou aux conversions qui ont eu lieu avant l'entrée en vigueur de la loi, avant le 1er mars 2019 donc. 

Le budget mobilité proprement dit ne peut pas non plus être le résultat du remplacement ou de la conversion, partiel ou total, du salaire ou d'avantages salariaux existants. 

9.2. Un travailleur avait droit à une voiture de société mais n'a jamais exercé ce droit. En compensation, il recevait une prime brute mensuelle. Entre-t-il en ligne de compte pour un budget mobilité ? 

Le travailleur, qui avait droit à une voiture de société mais qui n'a jamais exercé ce droit et qui recevait une compensation pour cela, peut bel et bien entrer dans le système du budget mobilité. 

C’est une exception à la règle mentionnée dans la réponse à la question « Toutes les voitures de société entrent-elles en ligne de compte pour être converties en budget mobilité ? ».

A condition bien entendu que travailleur satisfasse aux délais d'attente de 3 mois et 12 mois dans une période de 36 mois et qu'il soit mis fin à la compensation financière dès lors que le budget mobilité est alloué. 

9.3. La voiture de société fait partie du plan cafétéria de l'employeur. Certains travailleurs ont directement opté pour une voiture de société, d'autres ont d'abord choisi un autre avantage. Ce dernier groupe de travailleurs peut-il aussi demander un budget mobilité ? 

Oui

L'exception est d’application comme avons expliqué ci-dessus dans la question : « Un travailleur avait droit à une voiture de société mais n'a jamais exercé ce droit. En compensation, il recevait une prime brute mensuelle. Entre-t-il en ligne de compte pour un budget mobilité ? ».

Attention ! On applique aussi aux plans cafétéria la condition qui veut que la voiture de société (ou les avantages choisis en échange) ne peut pas être le résultat d'un remplacement ou d'une conversion, partiel ou total, de salaire ou d'avantages salariaux existants. Si tel est le cas, cette voiture de société (ou les avantages choisis en échange) n'est pas éligible pour être convertie en un budget mobilité. 

9.4. La voiture de société fait partie avec une série d'autres avantages du plan cafétéria de l'employeur. Comme une voiture de société représente pas mal de coûts, les travailleurs qui optent pour cette voiture doivent soit payer une contribution personnelle soit faire entrer (une partie de) leurs avantages extralégaux au niveau de l'entreprise dans le plan cafétéria. Ces travailleurs peuvent-ils demander un budget mobilité ? 

C'est uniquement possible si les travailleurs paient une contribution personnelle.

L'exception est d’application comme avons expliqué ci-dessus dans la question : « Un travailleur avait droit à une voiture de société mais n'a jamais exercé ce droit. En compensation, il recevait une prime brute mensuelle. Entre-t-il en ligne de compte pour un budget mobilité ? ».

Ce n'est pas possible s’ils imputent par exemple (une partie de) leurs avantages extralégaux au niveau de l'entreprise dans le plan cafétéria. Dans ce cas, il est en effet question d'un remplacement ou d'une conversion, total ou partiel, d'un avantage (salarial) existant. 

Aspects du budget mobilité en droit du travail

9.5. Que faut-il reprendre au minimum dans le contrat conclu entre l'employeur et le travailleur ? 

Le contrat doit être conclu avant que le budget mobilité soit octroyé pour la première fois.

Le contrat doit mentionner entre autres les éléments suivants : 

  • le montant initial du budget mobilité ;
  • le fait que le travailleur qui obtient l'avantage d'un budget mobilité ne puisse plus bénéficier des exonérations sociales et fiscales spécifiques suivantes dans le cadre des déplacements entre le domicile et le lieu de travail : 
    • l'exonération de l’intervention de l’employeur  pour les transports en commun publics ;
    • l'exonération de l’intervention de l’employeur  pour le transport en commun des membres du personnel organisé par l'employeur ; 
    • l'exonération de l'indemnité vélo ; 
    • l'exonération de l'avantage découlant de la mise à disposition d'un vélo de société.

Le travailleur qui, depuis au moins 3 mois avant la demande du budget mobilité, cumulait déjà (le droit à) une voiture de société avec une indemnité ou un avantage de déplacement exonéré, peut continuer à combiner ce dernier avec le budget mobilité, avec maintien du traitement fiscal et social spécifique qui s'y rapporte.  Il est recommandé de mentionner également cette exception - si elle s'applique - dans le contrat et de spécifier quels indemnités et/ou avantages spécifiques sont visés. 

Lors de l'introduction du budget mobilité, l'employeur doit faire connaître à tous les travailleurs les conditions qu'il veut y lier, en particulier les possibilités d'affectation dans les trois piliers. Cette information doit figurer dans le contrat. 

L'employeur communique au préalable au travailleur la façon dont le budget mobilité est calculé ainsi que son montant.  Ceci se fait après la demande du travailleur et avant une décision positive éventuelle de l'employeur.  Cette information doit également être reprise dans le contrat. 

Le budget mobilité est alloué à partir d'une date à déterminer en concertation entre l'employeur et le travailleur. Il est recommandé que cette date soit précisée dans l'accord.

9.6. Quels droits le travailleur peut-il tirer du budget mobilité ?

Le travailleur a uniquement droit pour le budget mobilité à : 

  • sa mise à disposition par l'employeur ; 
  • un traitement égal au traitement de l'avantage de l'utilisation privée d'une voiture de société.

Ce dernier point signifie que si la politique relative aux voitures de société de l'employeur prévoit un même régime pour la mise à disposition de voitures de société, 

  • un travailleur maintient son droit au budget mobilité pendant les périodes d'absence couvertes par le salaire garanti ;
  • le budget mobilité est pris en compte pour déterminer l'ampleur de l'indemnité de préavis. 

Si des droits plus larges existent au niveau du secteur ou de l'entreprise pour la conservation de la voiture de société (par exemple en cas de suspension de longue durée du contrat de travail), ceux-ci s'appliquent aussi au budget mobilité. 

9.7. Que se passe-t-il lorsque le travailleur quitte l'entreprise ? Quel montant prend-on en compte pour la détermination de l'indemnité de préavis ? 

L'octroi du budget mobilité n'accorde aucun droit au travailleur, si ce n'est l'octroi de ce budget par l'employeur et l'égalité de traitement du budget mobilité avec l'avantage de l'utilisation privée de la voiture de société. 

Lorsqu'un travailleur quitte l'entreprise alors qu'il dispose d'une voiture de société, la valeur réelle de cet avantage devrait être prise en compte dans la détermination de l'indemnité de préavis. 

La même chose vaut pour le budget mobilité :  la valeur réelle du budget, que l'on retrouve dans la plupart des cas dans le contrat conclu pour le budget mobilité, devrait être prise en compte pour déterminer l'indemnité de préavis.  Il est donc fait abstraction de la valeur des avantages qui ont été choisis dans le cadre du budget mobilité. 

Aspects du budget mobilité en droit social

9.8. Comment le budget mobilité est-il traité pour l'application des cotisations de sécurité sociale ?

Le budget mobilité est explicitement exclu de la notion de rémunération ONSS. Aucune cotisation ordinaire de sécurité sociale n'est donc due sur l'avantage du budget mobilité. 

Le budget mobilité peut être affecté en trois piliers. 

Lorsque le travailleur opte, dans le pilier 1, pour une voiture respectueuse de l'environnement, cette voiture est traitée au niveau de la sécurité sociale de la même manière qu'une voiture de société classique.  La voiture de société respectueuse de l'environnement est aussi explicitement exclue de la notion de rémunération ONSS. 

Aucune cotisation ordinaire de sécurité sociale n'est donc due sur l'avantage de cette voiture.  Mais l'employeur est tenu de payer une cotisation spéciale dite de solidarité CO2. Celle-ci est déterminée en fonction du type de carburant et des émissions de CO2.

Les choix qu'un travailleur fait dans le pilier 2 sont complètement exonérés de cotisations de sécurité sociale. 

Le solde restant, après imputation des choix éventuellement faits dans les piliers 1 et 2, n'est pas soumis à des cotisations de sécurité sociale ordinaires. Mais il est soumis à une cotisation spéciale dans le chef du travailleur de 38,07%. Cette cotisation est perçue par l'ONSS.  Avec ce montant, le travailleur constitue des droits complémentaires en sécurité sociale. Plus particulièrement en matière de maladie, de chômage et de pension mais pas au niveau des vacances annuelles. 

9.9. Un travailleur peut-il obtenir, en plus du budget mobilité, une indemnité kilométrique pour l'utilisation de son véhicule privé, exempte de cotisations de sécurité sociale ? Est-ce uniquement possible pour un déplacement professionnel ou est-ce aussi possible pour un déplacement entre le domicile et le lieu de travail ? 

Le remboursement des frais dus à des déplacements de service à la demande de l'employeur est toujours considéré comme un remboursement de frais propres à l'employeur. Ni le travailleur ni l'employeur ne doivent payer de cotisations de sécurité sociale sur ce remboursement.

Pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail, ceci n'est pas autorisé dans le cadre du budget mobilité.  Si l'employeur décide malgré tout d'intervenir dans les coûts de ces déplacements, cette intervention n’est pas exonérée et est considérée comme de la rémunération soumise à des cotisations de sécurité sociale.

9.10. Un travailleur peut-il obtenir de son employeur, en plus du budget mobilité, une indemnité vélo exempte de cotisations de sécurité sociale, s'il se rend au travail chaque jour en vélo ? Par le passé, il ne le faisait qu'une fois par semaine. 

Oui

Si, au cours des trois mois précédant la demande de budget mobilité, le travailleur se rendait au travail en vélo et obtenait pour cela une indemnité vélo, il peut continuer à cumuler cet avantage avec le budget mobilité.

9.11. Un travailleur peut-il obtenir de son employeur, en plus du budget mobilité, une indemnité vélo exempte de cotisations de sécurité sociale, s'il venait régulièrement au travail en vélo depuis plus de trois mois déjà mais qu'il n'a pas demandé d'indemnité vélo pour cela ? 

Non

Le travailleur doit déjà avoir perçu une indemnité vélo au cours des trois mois précédant la demande de budget mobilité. 

Aspects du budget mobilité en droit fiscal

9.12. Le budget mobilité est-il imposable chez le travailleur ? 

Le budget mobilité peut être affecté dans 3 piliers.

Affectation dans le pilier 1

Lorsque le travailleur opte, dans le pilier 1, pour une voiture respectueuse de l'environnement, cette voiture est traitée sur le plan fiscal de la même manière qu'une voiture de société classique.  Cela veut dire que le travailleur est imposé sur un avantage de toute nature lorsqu'il utilise cette voiture à des fins privées (trajets domicile-lieu de travail et déplacements privés pendant les week-ends, les vacances ou les loisirs pour faire des achats privés, ...). 

Cet avantage est fixé de manière forfaitaire en fonction de la valeur catalogue, de l'âge et des émissions de CO2 du véhicule.  

Vous trouvez plus d’informations sur le calcul forfaitaire de l'avantage de toute nature dans les FAQ « Avantage de toute nature voitures de sociétés » sur le site web du SPF Finances.    

Au niveau fiscal, le travailleur peut encore réclamer l'exonération fiscale générale pour un "autre moyen de transport" de maximum 410 euros par an (montant indexé exercice d'imposition 2020). 

L'avantage de toute nature de la voiture de société respectueuse de l'environnement entre également en ligne de compte pour l'application de cette exonération. La voiture doit bien évidemment être utilisée pour les trajets domicile-lieu de travail et le travailleur doit alors opter pour l'application des frais professionnels forfaitaires dans sa déclaration d'impôt des personnes physiques et non pour la déduction de ses frais professionnels réels.  

Affectation dans le pilier 2

La part du budget mobilité, qui n'est pas utilisée pour financer une voiture de société respectueuse de l'environnement et les coûts y afférents dans le cadre de la politique relative aux voitures de société (comme les coûts de carburant et les cotisations de solidarité dues, par exemple), peut être affectée dans le pilier 2 à des moyens de transport durables et à des avantages qui y sont explicitement assimilés. 

Lorsque les conditions du budget mobilité sont remplies, la partie du budget qui a été dédiée aux moyens de transport durables dans le pilier 2 est exonérée d'impôt chez le travailleur. 

Lorsque les conditions du budget mobilité ne sont pas remplies, la partie du budget qui a été affectée aux moyens de transport durables dans le pilier 2 et éventuellement payée en espèce dans le pilier 3, est imposée chez le travailleur comme rémunération. 

Affectation dans le pilier 3

Le solde du budget restant après déduction des affectations éventuelles dans les piliers 1 et 2 est versé en espèces au travailleur dans le pilier 3, après déduction de la cotisation spéciale dans le chef du travailleur de 38,07%. 

Lorsque les conditions du budget mobilité sont remplies, la partie du budget qui a été versée en espèces dans le pilier 3 est aussi exonérée d'impôt chez le travailleur.

Lorsque les conditions du budget mobilité ne sont pas remplies, la somme d'argent qui a été versée en espèces dans le pilier 3 et qui a été éventuellement affectée aux moyens de transports durables dans le pilier 2, est imposée chez le travailleur comme rémunération. 

9.13. Le travailleur a-t-il droit à une exonération pour des indemnités ou avantages déplacements domicile-lieu de travail combinés au budget mobilité ? 

Un travailleur qui reçoit du même employeur à la fois un budget mobilité et une indemnité ou un avantage pour ses déplacements de son domicile à son lieu de travail ne peut plus prétendre pour cette indemnité ou cet avantage à ces exonérations fiscales spécifiques dans le cadre des trajets domicile-lieu de travail :

  • l'exonération de l'indemnité de déplacement pour les transports en commun publics pour la totalité du montant de l’indemnité ;
  • l'exonération de l'indemnité de déplacement pour le transport collectif des membres du personnel organisé par l'employeur ou par un groupe d'employeurs, pour un montant qui est égal au maximum au prix d'un abonnement de train première classe pour cette distance ;
  • l'exonération de l'indemnité kilométrique pour un montant de 0,24 euro maximum (montant indexé année d'imposition 2020) par kilomètre accordée pour les déplacements réellement effectués entre le domicile et le lieu d'occupation avec un cycle, un cycle motorisé ou un speed pedelec, tels que définis dans le règlement général sur la police de la circulation routière, étant entendu que les cycles motorisés et les speed pedelecs n’entrent en ligne de compte que s'ils sont propulsés de façon électrique ;
  • l'exonération de l'avantage qui découle de la mise à disposition d'un cycle ou d'un speed pedelec, tel que visé à l'alinéa précédent, et des accessoires, à l'inclusion des frais d'entretien et de garage, qui est effectivement utilisé pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail. 

Le travailleur peut donc uniquement prétendre à la dispense générale pour un moyen de transport autre que : 

  • les transports en commun publics ; ou
  • le transport collectif des membres du personnel organisé par l'employeur ou par un groupe d'employeurs.

L'exonération s'élève à 410 euros maximum (montant indexé exercice d'imposition 2020) par an et elle s'applique lorsque le travailleur opte dans sa déclaration d'impôt des personnes physiques pour l'application des frais professionnels forfaitaires et donc pas pour la déduction des frais professionnels réels. 

Si un travailleur reçoit en plus du budget mobilité une intervention de l'employeur dans les trajets entre le domicile et le lieu de travail avec les transports en commun publics ou le transport collectif des membres du personnel organisé par l'employeur ou un groupe d'employeurs, il ne peut donc pas prétendre à l'exonération de maximum 410 euros par an.  

Si, en revanche, il reçoit en plus de son budget mobilité une indemnité vélo, par exemple, ou un vélo d'entreprise ou une indemnité pour l'utilisation de son véhicule privé pour les déplacements entre son domicile et son lieu de travail, le travailleur peut encore prétendre à l'exonération de maximum 410 euros par an. 

L'interdiction mentionnée ci-dessus d'appliquer les exonérations fiscales spécifiques vaut bien entendu uniquement si le budget mobilité et l'indemnité ou avantage pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail sont accordés simultanément par le même employeur. 

Exemples :

  • Un travailleur combine deux emplois à temps partiel. Il reçoit de l'employeur A un budget mobilité et de l'employeur B un remboursement de l'abonnement de train.  Dans ce cas, ce remboursement de l'abonnement de train peut être exonéré pour la totalité du montant.
  • Un travailleur change de fonction en cours d'année et se retrouve dans une fonction pour laquelle aucune voiture de société n'est prévue dans le système salarial de l'employeur. Au lieu du budget mobilité, il obtient le remboursement de l'abonnement de train. Dans ce cas, ce remboursement de l'abonnement de train peut être exonéré pour la totalité du montant.

Exception :

Lorsqu'un travailleur perçoit à la fois du même employeur : 

  • un budget mobilité ; et 
  • une autre indemnité ou un autre avantage pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, 

Il peut encore prétendre pour cette indemnité ou cet avantage à une des exonérations fiscales spécifiques dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail, s'il: 

  • bénéficiait auparavant de l'avantage d'une voiture de société ou avait obtenu le droit à une voiture de société ; et 
  • si, en même temps, il avait reçu pendant au moins 3 mois avant la demande de budget mobilité, cette indemnité ou cet avantage pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail qui donnait droit à une exonération fiscale. 

Ceci vaut uniquement s'il s'agit d'une même indemnité ou d'un même avantage. 

Ainsi, le remboursement d'un abonnement de train combiné au budget mobilité peut-il encore être exonéré pour la totalité du montant si le travailleur avait déjà obtenu auparavant l'avantage ou le droit à une voiture de société et qu'il percevait, en même temps, pendant au moins 3 mois avant la demande de budget mobilité, le remboursement d'un abonnement de train.  

Cette exonération ne peut pas être appliquée si le travailleur ne bénéficiait, par exemple, auparavant que de l'avantage d'une voiture de société et d'un vélo de société.

9.14. Quelles sont les conséquences pour le travailleur en cas de non-respect des conditions du budget mobilité ? 

Dans certains cas, le budget mobilité perd son statut fiscal et il sera par conséquent soumis au régime fiscal normal. Par exemple :  la voiture respectueuse de l'environnement choisie dans le pilier 1 ou les moyens de transport durables choisis dans le pilier 2 ne répondent pas aux exigences légales, le délai minium dans le chef de l'employeur ou les délais d'attente dans le chef du travailleur ne sont pas respectés.

Concrètement, cela signifie que le solde du budget restant après affectations éventuelles dans le pilier 1 à une voiture respectueuse de l'environnement et qui a ensuite été consacré dans le pilier 2 à des moyens de transport durables et des avantages qui y sont explicitement assimilés et/ou qui a été versé en espèces dans le pilier 3 n'est pas exonéré mais constitue une rémunération imposable des travailleurs.

Cette rémunération peut encore donner droit à une exonération fiscale pour des indemnités ou avantages pour les déplacements domicile-lieu de travail.  Si, par exemple, le travailleur a affecté une partie du budget dans le pilier 2 à un abonnement de train pour ses déplacements domicile-lieu de travail, cette rémunération peut être exonérée à concurrence de la partie du budget qui a été effectivement utilisée pour l'abonnement de train pour ses déplacements domicile-lieu de travail. 

Pour la mise à disposition d'une voiture de société respectueuse de l'environnement, il n'y a pas d'impact complémentaire puisque ce véhicule est déjà soumis au même traitement fiscal qu'une voiture de société classique.

9.15. Le budget mobilité est-il déductible chez l'employeur ? 

Le budget mobilité peut être affecté dans 3 piliers.

La part du budget mobilité qui est affectée dans le pilier 1 au financement d'une voiture de société respectueuse de l'environnement et aux coûts y afférents dans le cadre de la politique relative aux voitures de société est soumise, au niveau des frais professionnels, au même traitement fiscal qu'une voiture de société classique.

Le solde du budget restant après d'éventuelles affectations dans le pilier 1 et qui peut ensuite être affecté dans le pilier 2 et/ou être versé en espèces au travailleur dans le pilier 3 est entièrement déductible comme frais professionnels chez l'employeur.  

Lorsque les conditions du budget mobilité ne sont pas remplies, le budget affecté dans le pilier 2 et/ou versé en espèces dans le pilier 3 est déductible chez l'employeur en tant que rémunération de travailleurs si ces rémunérations sont étayées à l'aide d'une fiche de revenus individuelle.

9.16. Où faut-il mentionner sur la fiche de revenus 281.10 une indemnité ou un avantage pour les déplacements entre domicile et lieu de travail combiné à un budget mobilité ? 

Lorsqu'un travailleur reçoit du même employeur à la fois un budget mobilité et une indemnité ou un avantage pour ses déplacements de son domicile à son lieu de travail, il faut mentionner cette indemnité ou cet avantage sur une fiche 281.10 comme suit selon le cas : 

  • Intervention dans les transports en commun publics :  case 9 'Rémunérations', sous-rubrique b) 'Avantages de toute nature' en face du code 250 ;
  • Intervention dans le transport collectif des membres du personnel, organisé par l'employeur :  case 9 'Rémunérations', sous-rubrique b) 'Avantages de toute nature’ face au code 250 ;
  • Indemnité vélo : rubrique 'Intervention dans les frais de déplacement', sous-rubrique 'Autre moyen de transport' face au code 254 ;
  • Vélo de société : il convient de faire une distinction selon que le vélo de société : 
    • est uniquement utilisé pour des déplacements privés (pendant les loisirs) :  case 9 'Rémunérations', sous-rubrique b) 'Avantages de toute nature' en face du code 250 ;
    • est uniquement utilisé pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail :  case 17 'Intervention dans les frais de déplacement', sous-rubrique 'Autre moyen de transport' face au code 254 ;
    • est utilisé de manière mixte (pour des déplacements privés et pour des déplacements domicile-lieu de travail) : à concurrence de maximum 410 euros pour l'exercice d'imposition 2020 dans la case 17 'Intervention dans les frais de déplacement', sous-rubrique 'Autre moyen de transport' face au code 254 et la différence dans la case 9 'Rémunérations', sous-rubrique b) 'Avantages de toute nature’ face au code 250 ;

Exception :

Lorsqu'un travailleur perçoit à la fois du même employeur : 

  • un budget mobilité
  • une autre indemnité ou un autre avantage pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, 

ET 

  • qu'il bénéficiait auparavant de l'avantage d'une voiture de société ou avait obtenu le droit à une voiture de société et
  • si, en même temps il avait reçu, pendant au moins 3 mois avant la demande de budget mobilité, cette indemnité ou cet avantage pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail qui donnait droit à une exonération fiscale,

cette indemnité ou cet avantage doit être mentionné dans les rubriques habituelles de la fiche 281.10.