Montant du budget mobilité

Facteurs qui influencent le budget mobilité

Suivi du budget mobilité

Dépassement du budget mobilité

Montant du budget mobilité

6.1. Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ? 

Le montant du budget mobilité correspond :  

  • au coût annuel brut pour l'employeur de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce ou de la voiture de société pour laquelle il entre en ligne de compte ; 
  • aux charges fiscales et parafiscales ; 
  • aux coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, comme les coûts de financement, les coûts de carburant, la cotisation de solidarité due. 

On prend comme point de départ le coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société :  le 'total cost of ownership' (TCO).  

Ce TCO comprend le prix mensuel de leasing ou de la location de la voiture mais aussi tous les frais de carburant, les assurances, la cotisation de solidarité CO2, la TVA non déductible, l'impôt des sociétés sur les frais auto non déductibles, etc.

Lorsque l'employeur est propriétaire de la voiture de société, le coût de financement est remplacé par un amortissement annuel de 20%. Dans ce contexte, il y a lieu de tenir compte du coût réel pour l'employeur de la voiture de société, y compris donc les options et accessoires facturés, les remises accordées, la TVA non déductible, etc.

Lorsque le travailleur paie une contribution pour l'utilisation à des fins privées de la voiture de société, celle-ci est déduite du TCO. 

En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, les frais auto sont fiscalement déductibles à 120%.  Comme cela représente une économie pour l'employeur, cet avantage fiscal sera déduit du TCO. 

Le TCO comprend, comme nous l'avons dit, tous les frais accompagnant la mise à disposition de la voiture.  

Lorsque l'employeur paie, dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, les frais de car wash et de parking, ces coûts sont également ajoutés au TCO. 

De même, les frais généraux auprès de la société de leasing (par exemple, les frais administratifs) doivent être ajoutés au TCO, à condition qu'ils puissent être clairement reliés à la voiture de société à laquelle le travailleur renonce.  

Les amendes ne sont pas ajoutées au TCO parce qu'elles n'ont pas trait au véhicule mais au comportement sur la route du conducteur.

Les coûts de gestion du budget mobilité sont déduits du budget mobilité même. Ils n'ont donc pas d'impact sur le TCO.

NOUVEAU - 6.2. Existe-t-il une formule pour calculer le TCO ?

Non.

Il n’existe pas de formule pour calculer le TCO.

6.3. Les frais de car wash et de parking sont souvent payés ou remboursés par l’employeur au travailleur par le biais d’une note de frais/d’indemnités de défraiement (c.-à-d. un montant mensuel fixe couvrant les divers frais). Ces frais peuvent-ils en plus être ajoutés au TCO?

Si les frais de car wash et de parking sont qualifiés de « coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société » et qu’ils sont pris en charge par l’employeur, ces frais sont en effet repris pour la détermination du TCO, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

Il va de soi que ces frais sont ensuite imputés sur le budget mobilité et qu’ils ne peuvent pas être indemnisés une nouvelle fois par une autre voie (note de frais/indemnité de défraiement).

De cette manière, il n’est pas question d’un double avantage pour le travailleur, ni de frais doubles pour l’employeur.

6.4. Un travailleur dispose déjà d’une voiture de société électrique et d’une borne de recharge. Les frais relatifs à cette borne peuvent-ils être ajoutés au TCO?

Si les frais pour la borne de la voiture électrique sont qualifiés de « coûts en rapport avec la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société » et qu’ils sont pris en charge par l’employeur, ces frais sont en effet repris pour la détermination du TCO.

Il y a alors deux possibilités:

  • Soit l’employeur prend en leasing/loue la voiture de société et la borne, et les frais pour la borne sont déjà compris dans le montant du leasing/de la location qui est utilisé pour fixer le TCO;
  • Soit l’employeur est propriétaire de la borne et le coût du financement de cette borne, comme c’est le cas quand l’employeur est propriétaire de la voiture de société, est remplacé par un amortissement annuel de 20%.

Les frais professionnels relatifs à l’utilisation d’une voiture de société électrique sont déductibles de l’impôt des sociétés à hauteur de 120% jusque fin 2019. Les frais relatifs à une borne pour une voiture de société électrique font partie de ces frais professionnels déductibles. Vu que ces coûts sont déductibles à 120%, cet avantage fiscal (20%) doit être déduit du TCO, comme c’est le cas pour la voiture de société électrique mise à disposition (voir également la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

NOUVEAU - 6.5. En cas de mise à disposition d'une voiture électrique, les frais auto sont fiscalement déductibles à 120%. Comment calcule-t-on l’avantage fiscal à déduire du TCO ?

Si une voiture électrique a un coût de, par exemple, 30.000 euros et est éligible à une déduction fiscale de 120%, il y a alors un avantage fiscal sur 6.000 euros, dont le montant dépend du taux d'imposition de l'entreprise.

Cet avantage est une économie pour l'employeur, ce qui signifie qu'il doit être déduit du TCO.

Cette réduction du TCO n'intervient que si l'avantage en question a été perçu pendant la période couverte par le calcul du budget mobilité.

Une fois que la déduction fiscale de 120 % disparaîtra de l'impôt des sociétés à partir de 2020, la réduction du TCO avec cet avantage disparaîtra également progressivement.

6.6. L’ampleur du budget mobilité peut-elle être déterminée sans tenir compte des frais de l’employeur pour les déplacements professionnels, en vue d’indemniser le travailleur séparément pour ces déplacements, en plus du budget mobilité?

Non.

Il n’est pas possible de calculer un budget mobilité sans tenir compte des frais pour les déplacements professionnels pour l’employeur.

Le point de départ pour le calcul du budget mobilité est en effet le coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

La manière dont les déplacements professionnels peuvent être indemnisés après octroi d’un budget mobilité est déterminée par le choix du travailleur dans le pilier 1, comme expliqué dans la question « L'employeur peut-il, en plus du budget mobilité, octroyer une indemnité kilométrique exonérée pour des déplacements professionnels?”.

6.7. Le budget mobilité doit-il être fixé individuellement par travailleur ou l'employeur peut-il fixer un budget mobilité par catégorie de fonctions ? 

En principe, le budget mobilité doit être fixé par travailleur individuel en fonction de la voiture et de la consommation de chaque travailleur pris séparément.

L’Administration accepte aussi que l'employeur fixe le budget mobilité sur la base de la voiture de référence qui vaut pour la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient, à condition qu'il applique cette méthode alternative pour fixer le budget mobilité de tous les travailleurs ayant une voiture de société. 

La même méthode doit être appliquée de manière cohérente :

  • soit fixer le budget mobilité par travailleur individuel ;
  • soit sur la base de la voiture de référence qui correspond à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient.

Le choix fait est valable pour une période de trois ans. Ce n'est que par la suite que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur.

6.8. Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?

Différentes options sont possibles.

  • Soit le travailleur reçoit un montant déterminé : 
    • par mois (en cas de formules de leasing) ; ou
    • sur base annuelle (en cas d'achat) :
  • Soit le travailleur peut choisir entre différents types de voitures de société sur la base d'une liste composée par l'employeur.

Le budget mobilité est fixé en se basant sur la voiture de société que le travailleur aurait choisie.  Il doit donc sélectionner une voiture de société fictive et ensuite ne pas prendre celle-ci.

L'employeur doit fixer le TCO en se fondant sur ce choix. 

Idem en cas de changement de fonction ou de promotion. Si, de ce fait, le travailleur a droit à une voiture d'une catégorie inférieure ou supérieure, le montant du budget mobilité est adapté en fonction de la voiture fictive correspondante.

L’Administration accepte ici aussi que l'employeur détermine le budget mobilité en se basant sur la voiture de référence qui s'applique pour la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient, à condition qu’il reprenne cette méthode alternative dans son offre à l’ensemble des travailleurs et l’applique également pour fixer le budget mobilité de tous les travailleurs qui n’ont pas de voiture de société, mais qui sont éligibles pour en avoir une.

La même méthode doit être appliquée de manière cohérente :

  • soit fixer le budget mobilité par travailleur individuel ;
  • soit sur la base de la voiture de référence applicable à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient.

Le choix fait est valable pour une période de trois ans. Ce n'est que par la suite que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur.

Attention ! Un employeur peut appliquer une méthode différente pour les travailleurs qui disposent déjà d'une voiture de société (p.ex. sur la base de la voiture de société qui est échangée contre un budget mobilité) et pour les travailleurs qui n'ont pas encore de voiture de société, mais qui sont éligibles pour en avoir une (p.ex. sur la base de la voiture de référence qui correspond à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient).

6.9. Un travailleur avait droit à une voiture de société, mais a choisi une voiture d’une catégorie inférieure à celle à laquelle il avait droit. Quel est le point de départ pour le calcul du TCO?

Dans cette situation, le budget mobilité peut être calculé en tenant compte de la catégorie (supérieure) de voiture de société à laquelle le travailleur avait droit.

L’employeur peut alors utiliser les mêmes méthodes pour déterminer le budget mobilité que pour les travailleurs qui n’ont pas de voiture de société, mais qui y sont éligibles, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?”.

6.10. Comment l’employeur détermine-t-il les frais de carburant à prendre en compte pour déterminer l’ampleur du budget mobilité?

Le budget mobilité est calculé sur la base du coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société, comme expliqué ci-dessus dans la question « Comment fixe-t-on l'ampleur du budget mobilité ?”.

Les frais de carburant sont compris dans le prix mensuel du leasing ou de la location de la voiture

Dans ce cas, il n’y a bien entendu pas de frais de carburant supplémentaires ajoutés au budget mobilité.

Les frais de carburant ne sont pas compris dans le prix mensuel du leasing ou de la location de la voiture

Dans ce cas, le coût brut total pour l’employeur des frais de carburant de la voiture de société du travailleur sur l’année précédant sa demande est repris dans le budget mobilité.

Si on utilise une voiture de référence pour déterminer l’ampleur du budget mobilité (voir aussi les questions « Le budget mobilité doit-il être fixé individuellement par travailleur ou l'employeur peut-il fixer un budget mobilité par catégorie de fonctions ?” et « Comment l'employeur détermine-t-il le budget mobilité pour des travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une ?”, il convient d’utiliser également un budget de référence pour déterminer les frais de carburant.

Étant donné que le montant du budget mobilité varie normalement en fonction des frais de carburant du travailleur, l’Administration accepte que le montant des frais de carburant varie en fonction des déplacements domicile-lieu de travail du travailleur, aux conditions suivantes:

  • l’employeur détermine le montant des frais de carburant sur la base des frais de carburant réels de son entreprise. Comme alternative, il peut utiliser la méthode forfaitaire suivante: 200 jours x distance domicile-lieu de travail x 2 x 30% du forfait de 0,3653 euro par kilomètre - il s’agit du montant de l’indemnité kilométrique que l’État octroie à son personnel pour les déplacements de service (le montant précité est valable pour la période du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020);
  • l’employeur reprend expressément cette méthode de détermination du TCO dans l’offre faite à tous les travailleurs;
  • l’employeur applique cette méthode de détermination du TCO à tous les travailleurs.

6.11. Comment le budget mobilité est-il calculé lorsque le travailleur entre dans le système en cours d'année civile ? 

Le budget mobilité est égal aux coûts annuels réels pour l'employeur de la voiture de société que le travailleur déclare ou à laquelle le travailleur avait droit.

Il s'agit donc d'un montant annuel qui est alloué en fonction du nombre de mois calendrier  pendant lesquels le travailleur participe au système du budget mobilité au cours de l'année civile en question. 

L'objectif n'est pas de mettre à disposition le budget mobilité d'une année entière en cas d'entrée dans le système en décembre. Par l'obligation de décompte à la fin de chaque année civile, un travailleur ne pourrait presque pas faire de choix de mobilité durables. De ce fait, la quasi-totalité du montant annuel devrait être payée dans le pilier 3. De plus, une telle approche ne serait pas neutre sur le plan budgétaire pour l'employeur. 

6.12. Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur soit occupé à temps partiel au moment de l'entrée dans le système du budget mobilité?

Travailler à temps partiel au moment de l'entrée dans le système de budget mobilité peut déboucher sur un budget mobilité moins important qu'en cas d'occupation à temps plein. 

Ce sera généralement le cas lorsqu'un employeur détermine le TCO qui sert de base au budget mobilité pour chaque travailleur à part. Les coûts (para)fiscaux pour la voiture proprement dite restent les mêmes pour les travailleurs à temps plein ou à temps partiel.  La différence résidera principalement dans le nombre de kilomètres parcourus pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail (frais de carburant). 

Si le contrat de travail à temps partiel est presté en moins de 5 jours par semaine, le TCO pour l'employeur sera potentiellement moins important que pour le travailleur à temps plein qui travaille tous les jours de la semaine et qui a donc un plus grand nombre de déplacements domicile-lieu de travail. 

On ne peut pas exclure non plus des différences entre travailleurs à temps partiel. Le TCO pour une occupation à temps partiel étalée sur 5 jours par semaine sera potentiellement plus élevé que dans le cas d'un étalement sur moins de 5 jours. 

Souvent, la politique relative aux voitures de société d'un employeur prévoit aussi la possibilité de conserver (le droit à) une voiture de société en cas de passage d'un emploi temps plein à un emploi temps partiel, moyennant le paiement d'une contribution personnelle du travailleur dans l'utilisation de la voiture. 

Cette contribution personnelle influencera la hauteur du TCO. 

6.13. Un travailleur dispose simultanément de plusieurs voitures de société pour son usage personnel.  Reçoit-il pour cela un budget mobilité plus élevé ? 

Un travailleur qui dispose de plusieurs voitures de société chez le même employeur ne peut échanger qu'une seule voiture de société contre un budget mobilité.  

Renoncer à une voiture de plus n'entraînera donc pas une augmentation du budget. 

Facteurs qui influencent le budget mobilité

6.14. Le montant du budget mobilité est-il fixé une fois pour toutes ?

Non

Le budget mobilité n'est pas une donnée statique. 

Une promotion ou un déclassement à la suite desquels un travailleur se retrouve dans une catégorie de voiture inférieure ou supérieure influencera de manière positive ou négative la taille du budget mobilité, à partir du premier jour du mois au cours duquel la promotion ou le déclassement a lieu. Idem en cas de changement de fonction. 

6.15. Le budget mobilité est-il indexé ? 

L'employeur n'est pas tenu d'indexer le budget mobilité.  Mais il peut mettre en place un système propre d'indexation.  

Le résultat d'une telle adaptation propre à l'entreprise ne peut toutefois jamais dépasser le résultat qu'aurait donné une adaptation du budget mobilité par l'employeur selon l'indice salarial sectoriel.  

Le même mécanisme d'indexation doit être appliqué au budget mobilité de tous les travailleurs. 

6.16. Que se passe-t-il si la politique relative aux voitures de société de l'employeur change et qu'à partir d'un certain moment, des voitures d'une catégorie inférieure sont offertes ?  Quel effet cela aura-t-il sur le budget mobilité ? 

Le budget mobilité est fixé au moment de la fourniture de la voiture de société ou de l'entrée dans le système pour ceux qui ont droit depuis suffisamment longtemps à une voiture de société mais qui n'ont pas exercé ce droit.  Le budget est uniquement revu à la suite d'un changement de fonction, une promotion ou un déclassement, qui fait que le travailleur se retrouve dans une catégorie de fonction pour laquelle le système salarial de l'employeur prévoit un budget inférieur ou supérieur.

Si l'employeur adapte sa politique relative aux voitures de société, cela n'a pas d'impact sur le budget mobilité pour les travailleurs qui en disposent déjà, sauf en cas de modification de catégorie de fonctions. 

Mais les nouveaux qui entrent dans le système (par exemple, en cas de recrutement ou à l'issue des délais d'attente) subiront eux les effets de la nouvelle politique de l'employeur en matière de voitures de société.  Le budget mobilité est alors déterminé en fonction des voitures de société qui sont offertes à ce moment-là en vertu de la nouvelle politique de l'employeur en matière de voitures de société. La date de demande du budget mobilité par le travailleur est donc importante.

6.17. Que se passe-t-il si l'entreprise déménage et/ou que le travailleur déménage ? Quel effet cela a-t-il sur le budget mobilité ? 

Un déménagement de l'entreprise ou du travailleur n'a pas d'impact sur le montant du budget mobilité.  

Le budget mobilité est en effet fixé au moment de la fourniture de la voiture de société.  

Mais un déménagement peut avoir un impact sur la possibilité d'utiliser le budget mobilité pour financer des coûts de logement : l'utilisation du budget mobilité pour financer un loyer et des intérêts d'emprunts hypothécaires peut de ce fait devenir possible ou ne plus l’être. 

6.18. Le budget mobilité est-il influencé par le fait que le travailleur soit occupé à temps partiel après l'entrée dans le système du budget mobilité?

Lorsque le travailleur passe d'un régime à temps plein à un régime à temps partiel après l'entrée dans le système du budget mobilité, cela n'influence normalement pas la hauteur du budget mobilité. 

La loi prévoit uniquement une modification du budget mobilité si le travailleur, à la suite d'une modification de fonction ou d'une promotion, se retrouve dans une catégorie de fonctions à laquelle est liée une voiture de catégorie inférieure ou supérieure. 

Le budget mobilité peut malgré tout être influencé en fonction de la politique relative aux voitures de société de l’employeur : 

  • La politique relative aux voitures de société prévoit que le droit à une voiture de société se perd en cas d'occupation à temps partiel (par exemple dès que le travailleur est occupé moins de 80% d’un travailleur à temps plein) ; 

A partir du premier jour du mois au cours duquel le travailleur n'a plus droit à une voiture de société parce qu'il est occupé à temps partiel, l'octroi du budget mobilité s'arrête. 

  • La politique relative aux voitures de société prévoit que le droit à une voiture de société est maintenu en cas de basculement vers un emploi à temps partiel, moyennant le paiement d’une contribution personnelle.

Dans ce cas de figure, l'employeur peut réduire le budget mobilité, en fonction de la contribution propre qui devrait être payée, à condition que cette possibilité soit explicitement prévue dans l'offre faite à tous les travailleurs.

Suivi du budget mobilité

6.19. De quelle manière le travailleur peut-il suivre l'utilisation du budget mobilité?

Le budget mobilité est mis virtuellement à la disposition du travailleur, par exemple via un site web ou une app. Le travailleur a, à tout moment, accès aux informations suivantes sur l'état de son budget mobilité personnel :

  • ses données d'identification;
  • sa catégorie de fonctions et la date à partir de laquelle il appartient à cette catégorie;
  • le montant initial;
  • les affectations dans le deuxième pilier;
  • les frais de gestion du budget mobilité;
  • la date de validité du budget mobilité;
  • le solde disponible;
  • l’adaptation du montant du budget mobilité en cas de promotion ou de changement de fonction.

6.20. Les données personnelles des travailleurs sont-elles protégées?

C’est l’employeur qui crée et qui gère le compte mobilité. Il peut confier ces tâches à un sous-traitant. 

L’employeur est responsable du traitement des données à caractère personnel. À ce titre, il est tenu de prendre les mesures nécessaires afin de garantir les droits des travailleurs concernés et de fournir une information claire et transparente.

6.21. L’employeur doit-il obligatoirement faire appel à une tierce partie pour la création et la gestion d’un compte mobilité?

Non.

Un compte mobilité doit être créé au nom du travailleur bénéficiaire.

Ce compte mobilité est une banque de données dans laquelle le budget mobilité est enregistré et géré par l’employeur.

Pour ce faire, l’employeur peut aussi recourir aux services d’un tiers afin que celui-ci garantisse, en tout ou partie, en son nom, la création et la gestion du compte mobilité.

L’employeur n’est toutefois pas obligé de procéder de la sorte.

6.22. Y a-t-il des formalités spécifiques imposées pour la gestion d’un compte mobilité?

Non.

L’employeur peut opter pour la forme de son choix pour la gestion d’un compte mobilité.

Le compte mobilité doit toutefois permettre à l’employeur:

  • par travailleur bénéficiaire, d’octroyer et de suivre le budget mobilité et d’enregistrer tous les frais financés par le budget mobilité;
  • d’augmenter ou de diminuer le budget mobilité en cas de modification de fonction ou de promotion pour le travailleur concerné;
  • de bloquer l’accès au solde du budget mobilité le jour où l’octroi du budget mobilité prend fin;
  • de procéder à un nouveau calcul du budget mobilité afin de permettre à l’employeur d’exiger le remboursement des sommes indûment utilisées (voir aussi la question « Que se passe-t-il en cas de dépassement du budget mobilité disponible?” [lien 6.14.]);
  • de calculer la partie du solde du budget mobilité à calculer que le travailleur n’a pas utilisée pendant l’année calendrier pour le financement de moyens de transport durables et qui lui sera versée en espèces une fois par an, au plus tard en même temps que le salaire du premier mois de l’année suivante.

Dépassement du budget mobilité

6.23. Que se passe-t-il en cas de dépassement du budget mobilité disponible?

Dans certaines situations, une surconsommation du budget mobilité est possible, parce que le montant du budget mobilité doit être adapté dans le courant de l'année.

Cela peut se produire quand le travailleur:

  • quitte l’entreprise avant la fin de la durée de validité du budget mobilité;
  • exerce une nouvelle fonction à laquelle est liée une voiture de société plus petite en vertu de la politique salariale en vigueur;
  • exerce une nouvelle fonction à laquelle n'est pas liée une voiture de société.

L'employeur doit alors pouvoir récupérer auprès du travailleur les sommes utilisées indûment. Quand l'employeur demande un remboursement, le travailleur doit rembourser les sommes utilisées indûment dans les 30 jours qui suivent la demande de l'employeur.

De même, quand le travailleur utilise le budget mobilité pour des moyens de transport non autorisés, il doit rembourser les sommes utilisées indûment dans les 30 jours qui suivent la demande de l'employeur.

En cas de surconsommation et/ou d'utilisation indue du budget mobilité, l'employeur fournit un calcul détaillé des sommes à rembourser au travailleur.

6.24. Quid en cas de budget mobilité insuffisant?

Quand un travailleur affecte des moyens financiers propres à un moyen de transport durable et en réclame le remboursement dans le cadre de son budget mobilité, mais que le montant du budget mobilité est insuffisant, l'employeur rembourse le travailleur seulement à concurrence du montant du budget encore disponible. 

Si l'employeur rembourse tout de même l'entièreté du montant au travailleur, il devra considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

Quand un travailleur, par le biais du budget mobilité, affecte de l'argent à un moyen de transport durable, mais que le montant de son budget mobilité est insuffisant, le travailleur doit rembourser la différence à l'employeur ou l'employeur doit considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.

En raison du décompte obligatoire à la fin de chaque année calendrier, il n'y a pas de marge pour épargner du budget et le transférer à une période suivante.